GTD 是 "Getting Things Done" 的縮寫，與 "ToDo" 類似，都是關於時間管理的方法。這一期 MacToday 的主題之一就是 GTD 時間管理術，除了引用國外時間管理大師的種種理論，也訪問了兩位知名部落客的時間管理心得及方法，並介紹一些知名的 GTD App。
其實以我個人來說，我一向對這些東西不以為然。當然，我並非意指他們都只在打嘴砲，或是我的時間管理方法更好，相反地，我一直都認為時間管理是一門很深的學問，再加上我自己也不是一個很會善用時間的人。那，為何我對於這些理論或軟體工具如此地冷淡？！
我先不直接說出我的看法，讓我們先來看看 GTD 大致的流程：
嗯，很有系統對吧？但這就是我想說的：
1. 你是有多少事？
我向來不喜歡搞 "超越極限" 這碼子事，何必把行程表排得這麼滿？排得滿又不見得做得好，何況你能準確地預估做每件事所需的時間嗎？搞不好排了一堆都做不完，delay 時要不要把行程往後拖？還是先做下一項？會不會搞到一事無成？這些我似乎沒在那些文章或理論中看到。
我是覺得，要衡量是否忙得有價值，你每秒幾十萬上下嗎？你是天天到處跑的菁英業務嗎？年薪沒個八、九十萬以上別折磨自己，遇到不付錢還想操的公司應該早點走人；如果只是學生，你該學習的是盡量把不必要的事情推掉，人生中能夠 "比較自由" 地安排休息時間的時期恐怕也只剩學生時代跟退休之後，除非你忙得無怨無悔 (課業加社團之類的)，不然大可不必搶著燃燒自己的小宇宙。
2. 有沒有把休閒時間排進去？
我相信絕對沒有，因為 "時間管理" 的初衷及各式理論就是要搾乾時間，把時間排得滿滿的，怎麼可能把 "浪費掉"、"沒做正事" 的時間排進去？可是很多人都忘了 (包括大部分的老闆) -- "休息是為了走更長遠的路"，為何我不能慵懶一下？況且，這世界上根本沒有 "事情做完再休息" 這種事，出了社會就知道，事情根本沒有做完的一天，每天處在這種神經緊繃的情況下，看你能撐多久。
或許會有人說 "哪有？我就沒把行程表排滿！" 那你不彷試試看，把那些理論及 App 拋諸腦後，用個小筆記本或簡單的備忘錄 App 來記每天要做的幾件事就好，你絕對會感覺世界不一樣了，空氣多麼清新不是？因為你不需要那個框架，既然事情沒那麼多，何不把彈性留給自己？
================
iOS 5 中有一個新功能，叫作 "Reminders" (MacWorld 介紹)，在我看發表會 Keynote 的時候，第一印象就是 -- 幹麼又跟第三方廠商搶生意阿？GTD App 的數量已經多到可以自己開一個 category 了，做個 GTD 的陽春版 App 幹麼？但後來想了想，其實對於一般使用者來說，這種陽春的 App 就幾乎夠用了，很多人只求個簡單的 "remind" 功能而已 (何況 Reminders 的功能也沒那麼 "簡單")，相較之下功能齊全的 GTD App 反而太過複雜，如 M$ Office 一般，功能很多但是你用得到幾成？若你說你用得很習慣了，甚至可以將其功能發揮得淋漓盡致 ..... 那恭喜你有好的時間管理能力，以及一個很適合你的時間管理軟體；若你不是，或是光看到那些 App 就覺得很累，那你該考慮選擇內建的 Reminders 就好，或是乾脆把這些對你沒用的東西通通丟掉，用自己的風格及步調過日子，沒有人說一定要很會管理時間才能有好的生活 [1]。
我想起我在上一份工作裡，離職前我跟帶我的經理聊了一下，我說他的工作太辛苦了，每天跑來跑去 (他就是我所謂的 "菁英業務")，晚上還要回客戶的 Email，這樣怎麼顧家庭跟自己的身體？(我是不好意思說他的生活只有工作跟睡覺) 他的回答很有趣：
我個人認為完全不是這麼回事。就我的認知，他是既認真又聰明絕頂的人，不管是在公司或是在外面拜訪客戶他都從未閒著，雖然他沒在用那些 GTD App (對他來說寫筆記更快)，更沒看過什麼鬼時間管理的書 (別鬧了，有那種時間還不如拿去睡覺，高手都會根據環境有他自己的一套)，但是他的時間管理技巧也不會輸給那些 "專家" 或 "名師"。問題的癥結在於 -- 他想賺錢，於是就把行程排得很滿，有時候連週末都排了工作，你覺得他字典裡還有 "休假" 這種詞嗎？這既不是才能問題更不是時間管理的技巧問題，loading 量才是重點！就像最基本的工安教育 -- 遇到有噪音危害的環境該怎麼處理？第一步是移除危害的源頭，個人防護具永遠是最後一步！
Well ..... 我並不是反對時間管理，事實上在事情多的時候，它可以讓我們的工作效率提升，這毋庸置疑。可是，為什麼 "會" 那麼忙？為什麼 "要" 那麼忙？有人始終想不清楚。人生只有一次，何不好好地選擇自己想要的生活？至少，要量力而為，時間管理常常幫不了你什麼 (拿幾道閃電劈在你身上可能還比較有用，阿就是做不完阿)，等到你年薪有一定的水平之後，再回來正視它也不遲，不過等到那種時候，你應該都有自己的一套方法了。
附註
1. 儘管如此，我還是覺得 iOS 內建 Reminders 並不是很好，這不是因為這玩意沒有用 (事實上這應該是智慧型手機都內建的基本功能)，而是因為這種東西已經太多人做了，其功能有強有弱，使用者大可選擇適合自己的來用即可，就把這種 "基本功能" 讓給第三方廠商來做有何不可？
或許會有人說 "哪有？我就沒把行程表排滿！" 那你不彷試試看，把那些理論及 App 拋諸腦後，用個小筆記本或簡單的備忘錄 App 來記每天要做的幾件事就好，你絕對會感覺世界不一樣了，空氣多麼清新不是？因為你不需要那個框架，既然事情沒那麼多，何不把彈性留給自己？
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iOS 5 中有一個新功能，叫作 "Reminders" (MacWorld 介紹)，在我看發表會 Keynote 的時候，第一印象就是 -- 幹麼又跟第三方廠商搶生意阿？GTD App 的數量已經多到可以自己開一個 category 了，做個 GTD 的陽春版 App 幹麼？但後來想了想，其實對於一般使用者來說，這種陽春的 App 就幾乎夠用了，很多人只求個簡單的 "remind" 功能而已 (何況 Reminders 的功能也沒那麼 "簡單")，相較之下功能齊全的 GTD App 反而太過複雜，如 M$ Office 一般，功能很多但是你用得到幾成？若你說你用得很習慣了，甚至可以將其功能發揮得淋漓盡致 ..... 那恭喜你有好的時間管理能力，以及一個很適合你的時間管理軟體；若你不是，或是光看到那些 App 就覺得很累，那你該考慮選擇內建的 Reminders 就好，或是乾脆把這些對你沒用的東西通通丟掉，用自己的風格及步調過日子，沒有人說一定要很會管理時間才能有好的生活 [1]。
我想起我在上一份工作裡，離職前我跟帶我的經理聊了一下，我說他的工作太辛苦了，每天跑來跑去 (他就是我所謂的 "菁英業務")，晚上還要回客戶的 Email，這樣怎麼顧家庭跟自己的身體？(我是不好意思說他的生活只有工作跟睡覺) 他的回答很有趣：
"因為我才能不足，所以才會花這麼多的時間做我該做的事。"
我個人認為完全不是這麼回事。就我的認知，他是既認真又聰明絕頂的人，不管是在公司或是在外面拜訪客戶他都從未閒著，雖然他沒在用那些 GTD App (對他來說寫筆記更快)，更沒看過什麼鬼時間管理的書 (別鬧了，有那種時間還不如拿去睡覺，高手都會根據環境有他自己的一套)，但是他的時間管理技巧也不會輸給那些 "專家" 或 "名師"。問題的癥結在於 -- 他想賺錢，於是就把行程排得很滿，有時候連週末都排了工作，你覺得他字典裡還有 "休假" 這種詞嗎？這既不是才能問題更不是時間管理的技巧問題，loading 量才是重點！就像最基本的工安教育 -- 遇到有噪音危害的環境該怎麼處理？第一步是移除危害的源頭，個人防護具永遠是最後一步！
Well ..... 我並不是反對時間管理，事實上在事情多的時候，它可以讓我們的工作效率提升，這毋庸置疑。可是，為什麼 "會" 那麼忙？為什麼 "要" 那麼忙？有人始終想不清楚。人生只有一次，何不好好地選擇自己想要的生活？至少，要量力而為，時間管理常常幫不了你什麼 (拿幾道閃電劈在你身上可能還比較有用，阿就是做不完阿)，等到你年薪有一定的水平之後，再回來正視它也不遲，不過等到那種時候，你應該都有自己的一套方法了。
附註
1. 儘管如此，我還是覺得 iOS 內建 Reminders 並不是很好，這不是因為這玩意沒有用 (事實上這應該是智慧型手機都內建的基本功能)，而是因為這種東西已經太多人做了，其功能有強有弱，使用者大可選擇適合自己的來用即可，就把這種 "基本功能" 讓給第三方廠商來做有何不可？
完全贊同克里斯觀點，這也是敝人一向的看法，終於有人大聲說出來！
回覆刪除其實我想寫這類文章已經很久了 (MacToday 的專文只是最後一根稻草)，因為我不懂這有什麼好教的，這檔子事根本是 Case by Case 的玩意，而且最好是排好了都做得到。
回覆刪除依我看過的高手來說，根本沒人在用這些東西，隨機應變的彈性才是最重要的，而且如我文中所說，拿多少錢做多少事，這些框架能不要就不要。
我想起我公司有辦一些教育訓練或線上課程，我是不知道我上一輩的人是怎麼想的啦，至少在我同輩的同事裡都沒人去選這類的課。
其實你好像誤解 GTD 流程了，我所認知的 GTD 並不會有時程排滿、沒有休息時間這種問題。GTD 不是傳統的行事曆、沒有組織的 todo list，而是如何收集、處理各種代辦事項，中間也有很多需要即時分析、隨機應便的地方。我不知道 MacToday 對於 GTD 的介紹寫了什麼，但是我覺得你標題是 GTD，但內容和 GTD 沒半點關係。
回覆刪除對，GTD 並沒有要人們把行程排滿，而是收集、分類代辦事項的方法，那些 App 也就是在記錄這些事情。可是重點就是它要人們充分利用時間，比如說在客戶那裡要做什麼、上了飛機或火車要做什麼 ... 分得清清楚楚，以把時間充分運用。
回覆刪除我可沒說 GTD 傳統或沒組織，我的意思是它太有組織了，進而產生一隻看不見的手，暗中推你把行程排滿，說好聽一點是做得多成就感也大，說難聽一點就是人性都有的 "貪"，當然這也是有例外的，有些聰明人可以取得完美的平衡，工作得意、玩樂盡興。
至於我指的 "框架" 不只是指那行程表 (這玩意有多無用我就不提了，自己想做卻被別人拖累，我已經被這種鳥事氣到很習慣了)，還有那個思考流程，我想這就是你所指的 "隨機應變" 的地方，可是瞧瞧那個流程 ..... 實在太僵化了，如果不順利的話中間一定卡住，這種東西得跟周圍的同事或學長姐學，所以我才很受不了那些分享文及大師的理論。
我承認這一篇跟 GTD 的關係的確不是那麼深，但說沒半點關係也太過，我想你所指的是 "GTD 本身是一種理念及做事的方法 .... blahblah，並無固定 .... blahblah" 之類的吧 ? 而這篇只是我對於台灣職場生態的不爽，以及我認為那些理論根本就是常識，甚至是本能，為什麼可以拿來出書上課呢 ?.... 等等累積而成的一篇抱怨文。
還有，為什麼你會有這麼多代辦事項 ? 這才是事情的始作俑者。
我說你的文章和GTD沒關係，並沒有誇張；那張 Omnifocus 的圖是裡頭唯一有關的，不過圖也不是你畫的嘛。我想我們需要先確認我們所說的GTD是同一回事，才能繼續講下去。以下我所寫的GTD，是根據David Allen (GTD 的創始者) 的書和我個人的理解。
回覆刪除首先，你的文章裡提到了好幾次「時間管理」。但不論望文生義還是依據實際內容，GTD都「不是」時間管理的方法；GTD重點在於完成任務。再來，你覺得GTD好像規定太多，過於僵化，我們就來看看是不是這樣吧。GTD流程分為收集、處理、歸檔、行動這幾個部份，以下先就收集的部份來講。
收集的流程為：任務相關材料進入收件匣，之後依序取出處理。其中比較有規定的部份分別為：
1. 所有相關材料一定要進入收件匣再處理：這點是沒什麼好商量的，它的目的在於讓你「專心」做收集的工作。專心很重要，你同意吧？
2. 評估可以在兩分鐘以內解決的任務就不用再處理了，直接當下完成：實際上這句的重點在於，那些當下舉手之勞就能解決的事，就不要讓它再煩你了。比如說順手回個電郵、拿份文件給隔壁的同事、打電話跟朋友確認30分後有個約會之類的。什麼樣的事是舉手之勞就能解決的？你來決定。如果你做了一個小時還是這麼覺得，那也無妨。只是說如果非要給個標準不可，那就兩分鐘吧。至於做了兩分鐘過了還沒做完，要做下去還是先擺著，甚至你心情不好不想做了，也是你自己決定。有沒有覺得很有彈性，隨機應變的感覺啊？
接下來就是處理和歸檔。除舉手之勞外的任務，經處理後，依待辦清單、行事曆、參考資料歸檔。分類依據是什麼？
1. 一定要在某個時間才能做的事，放在行事曆：開會、上課、約會之類的事，時間地點一定會先排好，除非正式更改，時間沒到前不能做，時間過了也就算了。
2. 沒有要做，但丟掉又可惜的，放參考資料：基本上你沒有要管它了，只是萬一將來需要的時候可以拿出來。
3. 其它的依計畫分類，建立待辦清單：就是分類並條列事項而已，小筆記本、簡單的備忘錄就夠了。
不知你有沒有發現，這麼做的話，除非你真的幾百萬上下，你的行事曆應該會「蠻空閒的」，自由時間很多。你所說的：把時間排滿這件事，並不存在。而你所建立的待辦清單，不就是用小筆本、備忘錄所做出來的嗎？
最後，就是行動了。除了行事曆上安排的行程，你剩下的自由時間可以做包含休閒和放空在內任何你想做的事。你自己隨機應變，自己決定，自己安排，沒有任何限制。當然了，雖然GTD沒有限制你，實務上你還是會有些限制，比如說做這件事需要電腦，你手邊卻沒有，或是明天就要結案了你還沒做完，只好現在做之類的。另外一種情況是，你太自由了，反而不知道要做什麼。我現在人在辦公室，電腦開機，那麼，我有什麼事好做？翻開待辦事項列表，一項一項看，想著這件事現在能不能做？這是個方法，但你會浪費不少時間，而且你每變換一次環境就要再做一次，挺麻煩的，不是嗎？如果，我是說如果，這時候你有一張清單，上面列出了你可以用電腦解決的任務，是不是一件不錯的事呢？這張清單不會從天上掉下來，但是如果，當初你在你的某些任務旁，加註「電腦」這兩字，你就有了這張清單。你仍然很自由，並沒有規定你非得做這些有加註電腦的事不可，但是當你想要做事，對於有什麼事可以做卻沒個概念的時候，你可以拿出一張單子，上面已經列好了你「當下」可以做的事。要是這時候老闆突然現身，你必須放下一切去應付他，那就去吧。GTD也沒有規定你非得要給每一個任務都加上這種「手段」標籤，有的話，很好，沒有，也是你的自由。
整體看來，GTD除了在收集時有些限制外，充滿了自由和彈性。只有幾個簡單的原則，你的思考、認知主導了一切。我實在看不出來「僵化」在哪。時間是你的，你「自己」管理，GTD只是幫助你做決定的工具。另外，或許你注意到了，我這中間沒提到任何App。我自己是有在使用Omnifocus，但是實現GTD紙筆就夠了。關於這些App有很多可以寫的，但那不是重點。
以上就是我對於你這篇文章比較正式的回應，看你的文章也有一段時間了，你的觀點我大都蠻認同的，只是這篇文章讓我有些訝異，想說你是不是誤會了GTD，才會回應這些。如果看這些，你還是覺得GTD很爛，那討論就到此為止囉。
原來你有看過 David Allen 的書，雖然我有點疑惑看那種書的必要性 (厲害的人不用看就很厲害了，有些人學了也不見得用得好 ... 當然你可以將那種書當作閒書來看)，不過感謝你的意見。
回覆刪除基本上，我只是覺得這沒什麼好教的，而你回了那麼多 ... 我當初就是受不了很多 "專家" 反覆地講著這些人類本能的事情，所以才寫了這篇文章，而你說的東西我全部都看過，也不是沒搞清楚內容就發言，只是文章內容沒有詳細提到那些東西，以致於讓人誤解，而文章標題是該改一改，只是我一時也想不到要改什麼好。
我不覺得 GTD 很爛，令我所反感的是那些專家，但我必須承認，在某些方面我的確誤解了 GTD。不過 .... 的確很多 "專家" 將 GTD 跟時間管理扯在一起 (攤手)。還有，GTD 的確可能讓人行程排滿，那種心理學問題是從書上是看不到的，另外還有些主管看不得別人閒的咧。
不知道你有沒有遇過怎麼做都會死很慘的情況 ? 上頭是個思考跟做事都沒有邏輯的爛貨，什麼方法都沒用啦 .... 牠就是要你浪費時間你能怎樣 ?
呵呵，向您學習 :>
回覆刪除這個嘛，大多數這類的書確實不值一讀，不過 David Allen 的這本書，我倒是真的覺得很有用。至少我在讀的過程中，幾乎每兩頁就要停下來想：沒錯，就是這麼一回事。這本書我重讀了兩三次，每次都有新的感受。其實 GTD 的概念也如你所說的，有種本能的感覺。但你或許忽略了一件事：你真的有辦法依本能行事嗎？這是個問題。要實現 GTD，相關的心理建設是很重要的一部份。如果你把 GTD 想成一種最符合本能的任務管理方法，可能感覺會比較好。另外啊，你所提到的時間排滿，書中是有寫的；而且相關的心理建設做好，時間真的不會排滿。或許我可以再進一步說，你的文章裡，你的回應裡，所有的問題，這本書中都有寫，都有很明確的解答。至於最後一種狀況嘛，我想這和任務管理沒什麼關係了。任務管理做得好，不代表事情會做好；好比說一家公司不會只因為管理做得好就會成功，一定還有其它更關鍵的因素。
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