2011年9月8日 星期四

GTD ... 生活及工作的哲學 ?


GTD 是 "Getting Things Done" 的縮寫,與 "ToDo" 類似,都是關於時間管理的方法。這一期 MacToday 的主題之一就是 GTD 時間管理術,除了引用國外時間管理大師的種種理論,也訪問了兩位知名部落客的時間管理心得及方法,並介紹一些知名的 GTD App。

其實以我個人來說,我一向對這些東西不以為然。當然,我並非意指他們都只在打嘴砲,或是我的時間管理方法更好,相反地,我一直都認為時間管理是一門很深的學問,再加上我自己也不是一個很會善用時間的人。那,為何我對於這些理論或軟體工具如此地冷淡?!

我先不直接說出我的看法,讓我們先來看看 GTD 大致的流程:


嗯,很有系統對吧?但這就是我想說的:

1. 你是有多少事?
我向來不喜歡搞 "超越極限" 這碼子事,何必把行程表排得這麼滿?排得滿又不見得做得好,何況你能準確地預估做每件事所需的時間嗎?搞不好排了一堆都做不完,delay 時要不要把行程往後拖?還是先做下一項?會不會搞到一事無成?這些我似乎沒在那些文章或理論中看到。

我是覺得,要衡量是否忙得有價值,你每秒幾十萬上下嗎?你是天天到處跑的菁英業務嗎?年薪沒個八、九十萬以上別折磨自己,遇到不付錢還想操的公司應該早點走人;如果只是學生,你該學習的是盡量把不必要的事情推掉,人生中能夠 "比較自由" 地安排休息時間的時期恐怕也只剩學生時代跟退休之後,除非你忙得無怨無悔 (課業加社團之類的),不然大可不必搶著燃燒自己的小宇宙。

2. 有沒有把休閒時間排進去?
我相信絕對沒有,因為 "時間管理" 的初衷及各式理論就是要搾乾時間,把時間排得滿滿的,怎麼可能把 "浪費掉"、"沒做正事" 的時間排進去?可是很多人都忘了 (包括大部分的老闆) -- "休息是為了走更長遠的路",為何我不能慵懶一下?況且,這世界上根本沒有 "事情做完再休息" 這種事,出了社會就知道,事情根本沒有做完的一天,每天處在這種神經緊繃的情況下,看你能撐多久。

或許會有人說 "哪有?我就沒把行程表排滿!" 那你不彷試試看,把那些理論及 App 拋諸腦後,用個小筆記本或簡單的備忘錄 App 來記每天要做的幾件事就好,你絕對會感覺世界不一樣了,空氣多麼清新不是?因為你不需要那個框架,既然事情沒那麼多,何不把彈性留給自己?

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iOS 5 中有一個新功能,叫作 "Reminders" (MacWorld 介紹),在我看發表會 Keynote 的時候,第一印象就是 -- 幹麼又跟第三方廠商搶生意阿?GTD App 的數量已經多到可以自己開一個 category 了,做個 GTD 的陽春版 App 幹麼?但後來想了想,其實對於一般使用者來說,這種陽春的 App 就幾乎夠用了,很多人只求個簡單的 "remind" 功能而已 (何況 Reminders 的功能也沒那麼 "簡單"),相較之下功能齊全的 GTD App 反而太過複雜,如 M$ Office 一般,功能很多但是你用得到幾成?若你說你用得很習慣了,甚至可以將其功能發揮得淋漓盡致 ..... 那恭喜你有好的時間管理能力,以及一個很適合你的時間管理軟體;若你不是,或是光看到那些 App 就覺得很累,那你該考慮選擇內建的 Reminders 就好,或是乾脆把這些對你沒用的東西通通丟掉,用自己的風格及步調過日子,沒有人說一定要很會管理時間才能有好的生活 [1]。

我想起我在上一份工作裡,離職前我跟帶我的經理聊了一下,我說他的工作太辛苦了,每天跑來跑去 (他就是我所謂的 "菁英業務"),晚上還要回客戶的 Email,這樣怎麼顧家庭跟自己的身體?(我是不好意思說他的生活只有工作跟睡覺) 他的回答很有趣:

"因為我才能不足,所以才會花這麼多的時間做我該做的事。"

我個人認為完全不是這麼回事。就我的認知,他是既認真又聰明絕頂的人,不管是在公司或是在外面拜訪客戶他都從未閒著,雖然他沒在用那些 GTD App (對他來說寫筆記更快),更沒看過什麼鬼時間管理的書 (別鬧了,有那種時間還不如拿去睡覺,高手都會根據環境有他自己的一套),但是他的時間管理技巧也不會輸給那些 "專家" 或 "名師"。問題的癥結在於 -- 他想賺錢,於是就把行程排得很滿,有時候連週末都排了工作,你覺得他字典裡還有 "休假" 這種詞嗎?這既不是才能問題更不是時間管理的技巧問題,loading 量才是重點!就像最基本的工安教育 -- 遇到有噪音危害的環境該怎麼處理?第一步是移除危害的源頭,個人防護具永遠是最後一步!

Well ..... 我並不是反對時間管理,事實上在事情多的時候,它可以讓我們的工作效率提升,這毋庸置疑。可是,為什麼 "會" 那麼忙?為什麼 "要" 那麼忙?有人始終想不清楚。人生只有一次,何不好好地選擇自己想要的生活?至少,要量力而為,時間管理常常幫不了你什麼 (拿幾道閃電劈在你身上可能還比較有用,阿就是做不完阿),等到你年薪有一定的水平之後,再回來正視它也不遲,不過等到那種時候,你應該都有自己的一套方法了。


附註
1. 儘管如此,我還是覺得 iOS 內建 Reminders 並不是很好,這不是因為這玩意沒有用 (事實上這應該是智慧型手機都內建的基本功能),而是因為這種東西已經太多人做了,其功能有強有弱,使用者大可選擇適合自己的來用即可,就把這種 "基本功能" 讓給第三方廠商來做有何不可?

8 則留言:

  1. 完全贊同克里斯觀點,這也是敝人一向的看法,終於有人大聲說出來!

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  2. 其實我想寫這類文章已經很久了 (MacToday 的專文只是最後一根稻草),因為我不懂這有什麼好教的,這檔子事根本是 Case by Case 的玩意,而且最好是排好了都做得到。

    依我看過的高手來說,根本沒人在用這些東西,隨機應變的彈性才是最重要的,而且如我文中所說,拿多少錢做多少事,這些框架能不要就不要。

    我想起我公司有辦一些教育訓練或線上課程,我是不知道我上一輩的人是怎麼想的啦,至少在我同輩的同事裡都沒人去選這類的課。

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  3. 其實你好像誤解 GTD 流程了,我所認知的 GTD 並不會有時程排滿、沒有休息時間這種問題。GTD 不是傳統的行事曆、沒有組織的 todo list,而是如何收集、處理各種代辦事項,中間也有很多需要即時分析、隨機應便的地方。我不知道 MacToday 對於 GTD 的介紹寫了什麼,但是我覺得你標題是 GTD,但內容和 GTD 沒半點關係。

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  4. 對,GTD 並沒有要人們把行程排滿,而是收集、分類代辦事項的方法,那些 App 也就是在記錄這些事情。可是重點就是它要人們充分利用時間,比如說在客戶那裡要做什麼、上了飛機或火車要做什麼 ... 分得清清楚楚,以把時間充分運用。

    我可沒說 GTD 傳統或沒組織,我的意思是它太有組織了,進而產生一隻看不見的手,暗中推你把行程排滿,說好聽一點是做得多成就感也大,說難聽一點就是人性都有的 "貪",當然這也是有例外的,有些聰明人可以取得完美的平衡,工作得意、玩樂盡興。

    至於我指的 "框架" 不只是指那行程表 (這玩意有多無用我就不提了,自己想做卻被別人拖累,我已經被這種鳥事氣到很習慣了),還有那個思考流程,我想這就是你所指的 "隨機應變" 的地方,可是瞧瞧那個流程 ..... 實在太僵化了,如果不順利的話中間一定卡住,這種東西得跟周圍的同事或學長姐學,所以我才很受不了那些分享文及大師的理論。

    我承認這一篇跟 GTD 的關係的確不是那麼深,但說沒半點關係也太過,我想你所指的是 "GTD 本身是一種理念及做事的方法 .... blahblah,並無固定 .... blahblah" 之類的吧 ? 而這篇只是我對於台灣職場生態的不爽,以及我認為那些理論根本就是常識,甚至是本能,為什麼可以拿來出書上課呢 ?.... 等等累積而成的一篇抱怨文。

    還有,為什麼你會有這麼多代辦事項 ? 這才是事情的始作俑者。

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  5. 我說你的文章和GTD沒關係,並沒有誇張;那張 Omnifocus 的圖是裡頭唯一有關的,不過圖也不是你畫的嘛。我想我們需要先確認我們所說的GTD是同一回事,才能繼續講下去。以下我所寫的GTD,是根據David Allen (GTD 的創始者) 的書和我個人的理解。
    首先,你的文章裡提到了好幾次「時間管理」。但不論望文生義還是依據實際內容,GTD都「不是」時間管理的方法;GTD重點在於完成任務。再來,你覺得GTD好像規定太多,過於僵化,我們就來看看是不是這樣吧。GTD流程分為收集、處理、歸檔、行動這幾個部份,以下先就收集的部份來講。
    收集的流程為:任務相關材料進入收件匣,之後依序取出處理。其中比較有規定的部份分別為:
    1. 所有相關材料一定要進入收件匣再處理:這點是沒什麼好商量的,它的目的在於讓你「專心」做收集的工作。專心很重要,你同意吧?
    2. 評估可以在兩分鐘以內解決的任務就不用再處理了,直接當下完成:實際上這句的重點在於,那些當下舉手之勞就能解決的事,就不要讓它再煩你了。比如說順手回個電郵、拿份文件給隔壁的同事、打電話跟朋友確認30分後有個約會之類的。什麼樣的事是舉手之勞就能解決的?你來決定。如果你做了一個小時還是這麼覺得,那也無妨。只是說如果非要給個標準不可,那就兩分鐘吧。至於做了兩分鐘過了還沒做完,要做下去還是先擺著,甚至你心情不好不想做了,也是你自己決定。有沒有覺得很有彈性,隨機應變的感覺啊?

    接下來就是處理和歸檔。除舉手之勞外的任務,經處理後,依待辦清單、行事曆、參考資料歸檔。分類依據是什麼?
    1. 一定要在某個時間才能做的事,放在行事曆:開會、上課、約會之類的事,時間地點一定會先排好,除非正式更改,時間沒到前不能做,時間過了也就算了。
    2. 沒有要做,但丟掉又可惜的,放參考資料:基本上你沒有要管它了,只是萬一將來需要的時候可以拿出來。
    3. 其它的依計畫分類,建立待辦清單:就是分類並條列事項而已,小筆記本、簡單的備忘錄就夠了。

    不知你有沒有發現,這麼做的話,除非你真的幾百萬上下,你的行事曆應該會「蠻空閒的」,自由時間很多。你所說的:把時間排滿這件事,並不存在。而你所建立的待辦清單,不就是用小筆本、備忘錄所做出來的嗎?

    最後,就是行動了。除了行事曆上安排的行程,你剩下的自由時間可以做包含休閒和放空在內任何你想做的事。你自己隨機應變,自己決定,自己安排,沒有任何限制。當然了,雖然GTD沒有限制你,實務上你還是會有些限制,比如說做這件事需要電腦,你手邊卻沒有,或是明天就要結案了你還沒做完,只好現在做之類的。另外一種情況是,你太自由了,反而不知道要做什麼。我現在人在辦公室,電腦開機,那麼,我有什麼事好做?翻開待辦事項列表,一項一項看,想著這件事現在能不能做?這是個方法,但你會浪費不少時間,而且你每變換一次環境就要再做一次,挺麻煩的,不是嗎?如果,我是說如果,這時候你有一張清單,上面列出了你可以用電腦解決的任務,是不是一件不錯的事呢?這張清單不會從天上掉下來,但是如果,當初你在你的某些任務旁,加註「電腦」這兩字,你就有了這張清單。你仍然很自由,並沒有規定你非得做這些有加註電腦的事不可,但是當你想要做事,對於有什麼事可以做卻沒個概念的時候,你可以拿出一張單子,上面已經列好了你「當下」可以做的事。要是這時候老闆突然現身,你必須放下一切去應付他,那就去吧。GTD也沒有規定你非得要給每一個任務都加上這種「手段」標籤,有的話,很好,沒有,也是你的自由。

    整體看來,GTD除了在收集時有些限制外,充滿了自由和彈性。只有幾個簡單的原則,你的思考、認知主導了一切。我實在看不出來「僵化」在哪。時間是你的,你「自己」管理,GTD只是幫助你做決定的工具。另外,或許你注意到了,我這中間沒提到任何App。我自己是有在使用Omnifocus,但是實現GTD紙筆就夠了。關於這些App有很多可以寫的,但那不是重點。

    以上就是我對於你這篇文章比較正式的回應,看你的文章也有一段時間了,你的觀點我大都蠻認同的,只是這篇文章讓我有些訝異,想說你是不是誤會了GTD,才會回應這些。如果看這些,你還是覺得GTD很爛,那討論就到此為止囉。

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  6. 原來你有看過 David Allen 的書,雖然我有點疑惑看那種書的必要性 (厲害的人不用看就很厲害了,有些人學了也不見得用得好 ... 當然你可以將那種書當作閒書來看),不過感謝你的意見。

    基本上,我只是覺得這沒什麼好教的,而你回了那麼多 ... 我當初就是受不了很多 "專家" 反覆地講著這些人類本能的事情,所以才寫了這篇文章,而你說的東西我全部都看過,也不是沒搞清楚內容就發言,只是文章內容沒有詳細提到那些東西,以致於讓人誤解,而文章標題是該改一改,只是我一時也想不到要改什麼好。

    我不覺得 GTD 很爛,令我所反感的是那些專家,但我必須承認,在某些方面我的確誤解了 GTD。不過 .... 的確很多 "專家" 將 GTD 跟時間管理扯在一起 (攤手)。還有,GTD 的確可能讓人行程排滿,那種心理學問題是從書上是看不到的,另外還有些主管看不得別人閒的咧。

    不知道你有沒有遇過怎麼做都會死很慘的情況 ? 上頭是個思考跟做事都沒有邏輯的爛貨,什麼方法都沒用啦 .... 牠就是要你浪費時間你能怎樣 ?

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  7. 這個嘛,大多數這類的書確實不值一讀,不過 David Allen 的這本書,我倒是真的覺得很有用。至少我在讀的過程中,幾乎每兩頁就要停下來想:沒錯,就是這麼一回事。這本書我重讀了兩三次,每次都有新的感受。其實 GTD 的概念也如你所說的,有種本能的感覺。但你或許忽略了一件事:你真的有辦法依本能行事嗎?這是個問題。要實現 GTD,相關的心理建設是很重要的一部份。如果你把 GTD 想成一種最符合本能的任務管理方法,可能感覺會比較好。另外啊,你所提到的時間排滿,書中是有寫的;而且相關的心理建設做好,時間真的不會排滿。或許我可以再進一步說,你的文章裡,你的回應裡,所有的問題,這本書中都有寫,都有很明確的解答。至於最後一種狀況嘛,我想這和任務管理沒什麼關係了。任務管理做得好,不代表事情會做好;好比說一家公司不會只因為管理做得好就會成功,一定還有其它更關鍵的因素。

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