iOS 不可不知 -- Mail

Mail ? 哈 ! 這不是內建軟體嗎 ? Apple 在官網或發表會上不知道講 (吹噓) 過多少次了，幹嘛特地發一篇文講這玩意 ? OK，這我知道，寫這篇文章的目的並不是要介紹 Mail 的功能或使用技巧，相信很多人用得比我還熟，這篇文章的主題是 -- Mail 在 iOS 中的重要性。

在我之前的文章中，曾經提到 iOS 是一個非常特殊的系統，雖然底層是簡易版的 Mac OSX，可是呈現在使用者眼前的圖形介面與 Mac OSX 完全不同，甚至一般人根本看不出這兩套作業系統是系出同門的。在 iOS 的特殊架構下，很多在傳統電腦上司空見慣的事情反而不能做，其中一點就是檔案的輸出及輸入，也就是這篇文章的焦點所在。

一般來說，對於一個 "類" 電腦的電子裝置來說，除了本身要有顯示數位資訊的能力 (例如網頁瀏覽、文件閱讀等)，最重要的是能跟其他裝置互通有無 ! 不然表現再好都沒有用，因為其內的資訊不能分享給別台裝置。不幸的是，在 iOS 強大的限制之下，檔案的互通方式與一般電腦差異很大，讓不少人覺得很不習慣，因而對 iOS 產生相當負面的印象，甚至完全放棄使用，故接下來我將分別討論檔案的輸入及輸出，以 iOS 的邏輯去解決這兩項看似困難的問題。

1. 輸入 (Input)
iOS device 是一種相對 "與外界隔絕" 的裝置，由於不採用一般桌面作業系統的樹狀檔案夾管理方式，故無法使用 USB 隨身碟輸入檔案，若要將數位資訊輸入其中，一般來說只有以下數種方法 :

• iTunes 檔案共享 / 同步 : 這是最簡單、且最直覺的方法，可是也最麻煩，因為要透過與 iTunes 的連結才行。
• 相機 : iOS device 大多備有攝影鏡頭，可以用其拍攝照片或影片，成品當然就儲存於 iOS device 的 App 中囉 ~ 只是沒有攝影鏡頭的 iPad 1 就完全沒有這種輸入管道就是了 .....
• 從瀏覽器下載 : 網路是最常見的獲取檔案之來源，但重點是 -- iOS 的瀏覽器不見得支援檔案下載。我在之前的文章裡有提到過 Terra 具備檔案下載的功能，可以將檔案下載至 App 內，並建立資料夾加以管理。而 Safari 對於檔案下載的支援方式更為 "間接"，它採取 "直接將檔案輸出至別的 App" 的方式以達成目的，本身不管理任何檔案 (如下圖)。可是不管是 Safari 或其他瀏覽器 (如 Terra)，都是先將網路上分享的檔案以瀏覽器打開，再進行匯出或儲存的操作。但若該種檔案不被瀏覽器支援 (如 dmg 檔)，換句話說就是瀏覽器無法打開該種檔案，當然後續的儲存操作就都無法進行，於是便喪失了此種輸入方式。(20110620 Update : 其實 Terra 本來可以下載任何類型的檔案，但被 Apple 關注後慘遭下架，重新上架的新版變得跟 Safari 一樣肉腳 ....)

• 電子郵件 : 利用接收電子郵件來將檔案輸入至 iOS device 是最泛用的方法，其沒有檔案種類的限制。但若該檔案不被任何 App 支援也是沒用，頂多只能為了檔案共享，再將該信轉寄給別人而已；至於可以開啟的檔案，用 Safari 也可以開 (因為使用同一個引擎)，故使用方式是相同的。不過，對於檔案分享者來說，尋找一個網頁空間放置檔案遠遠比寄電子郵件來得麻煩得多，加上檔案種類的限制，以寄信的方式分享還是有它的優勢在 (頂多是不能寄太大的檔案而已 ....)。
• 利用第三方 App : 例如 iNas 及 power downloader 等 App 都有能力將任何種類的檔案從外界 (其他電腦或網路) 輸入至 iOS device 中，但都欠缺將檔案 "推" 給其他 App 的能力，如此一來將檔案傳至 iOS device 也就沒什麼意義了，只是保存、無法使用；而這類 App 中的佼佼者非 Good Reader 莫屬，它不僅支援的檔案格式超多，而且輸入輸出都一手包辦，簡直可說是 iOS 的非官方檔案總管。

由上可知，除非使用第三方 App，不然 iOS 的檔案輸入都是採取間接的方式，那麼何必特別強調 Mail 呢 ? 收電子郵件不過是其中一種方法，何況用瀏覽器也可以收信阿 ! 重點在於輸出的部分 .....

2. 輸出 (Output)
對 iOS 來說，當要輸出檔案的時候才可看出 Mail 的重要性 : 除了 "iTunes 檔案共享" 及某些第三方軟體的特殊方法 (例如 WIFI 網路磁碟共享或上傳 FTP 等) 之外，所有的檔案輸出僅能透過 Mail 以寄出電子郵件的方式來達成，聽起來很詭異，也很誇張，但事實的確如此。有興趣的人可以看看各 App 內的檔案，99% 以上只能用 "iTunes 檔案共享" 或 "電子郵件" 輸出，但前者很麻煩，故寄信幾乎是唯一的方法。不過寄信又不見得一定要用信件軟體，以我個人來說，用瀏覽器及各家 webmail 就綽綽有餘 (這部分文末會再詳述)，根本不需要 Mac OSX 的 Mail 軟體，可是在 iOS 內沒得挑，若要將 App 內的檔案寄出，一律得使用 Mail :

而且以瀏覽器 (如 Safari) 登入 webmail 時，其寄信功能完全不支援 "附夾檔案" !!!

我想這跟 iOS 的系統架構有關，因為它不使用檔案夾管理，而且 App 不能主動存取其他 App 的檔案，故瀏覽器不知道去哪裡找可附夾的檔案，甚至它連 "找" 的動作都是被禁止的 (不過照片及影片的資料庫應該是被允許存取的，可是此處 iOS 一併將其擋掉了 .....)。

由此可知，Mail 在 iOS 裡的 "地位" 非同小可，iOS 4 的眾多新功能中還特別有一項是 Mail 軟體的強化，可見 Apple 對其之重視絕對不亞於其他殺手級功能 (如多工處理)。如今，Mail 的圖形介面經過數次修改，在使用上甚至比 Mac OSX 的 Mail 還要好用 (所以 Back to the Mac 了 ...)，建議每個 iOS device 的使用者都該試試，因為 Mail 不僅提供極佳的電郵體驗，而且身兼檔案輸入 / 輸出的重責大任。

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最後，我來簡單地談談 Mail 的設定問題，很多人之所以不使用信件軟體只是因為不會設定，或者說 "不知道怎麼設定最適合自己"。以我的例子來說，在我進入業界工作後，公司給了我一個專屬的信箱帳號，讓我可以在工作時以該公司的名義與客戶聯繫。那要如何管理這個信箱的郵件呢 ? 一般來說，公司的個人信箱容量大多很小 [1]，可是公務信很多，又常常有附夾檔案，故沒多久就爆了。信箱爆了之後收不到信可不是鬧著玩的，故大多數公司都會流傳一份 "XXX 信件軟體設定方法" 之類的文件 (以台灣來說，XXX 大多是 Outlook)，讓員工使用信件軟體來收信，而又因為信箱容量很小，所以員工必須使用 POP 收信，也就是將信件儲存至用戶端電腦中，隨時將伺服器上的信箱空間清空，以容納接踵而來的信件。

聽起來沒什麼不對的，但是這就造成 "電腦必須不離身" 的窘境 !! 因為信件只存在於一台電腦中，用別台電腦無法存取，如果是朝九晚五的一般上班族是沒差，在公司收信即可，可是對於要到處跑的業務來說，厚重的筆電將變成擺脫不掉的負擔，如果哪天硬碟壞了，以往的信件可能就都毀了 (工作可能也毀了 ....)，故應該找一個更好的解決方法。

整個問題的癥結在於伺服器提供的信箱容量太小，故不能只使用伺服器提供的 webmail 介面管理信件 (這個叫作 IMAP，相對於 POP，儲存在 IMAP 伺服器上的信件不會主動地被下載到本機磁碟中)，必須找個大容量的磁碟空間給它儲存信件，而 GMail 剛好符合條件。GMail 的功能多，廣告過濾能力強，加上支援 IMAP (預設就是這樣，不然怎麼用瀏覽器收信 ?)，以及從其他信箱經由 POP 收信至 GMail，故可說是最好的人選，運作邏輯如下圖 :

簡單的說就是將 GMail 當作本機磁碟用，但是隨時隨地可透過網路存取。至於設定上也很簡單，首先登入 GMail 帳號，點選最右上角的齒輪 (信箱帳號旁邊)，再選擇 "郵件設定" (如右圖)。之後選擇 "帳戶和匯入" 分頁 :

點選 "新增 POP3 電子郵件帳戶"，將公司信箱的帳號 (mail address)、收信伺服器 (pop3 mail server) 等資訊填入，而寄信伺服器 (smtp mail server) 選擇以 GMail 寄出即可，就不會發生信箱只能收不能寄的怪事。另外，由於是公務用的信箱，請順便設定寄信時顯示的信箱地址，這樣外人就看不出你是透過 GMail 寄信。以上的設定全部都可在 "新增 POP3 電子郵件帳戶" 的設定視窗中完成，由 "以這個地址寄送郵件" 的項目中可再次確認並調整寄信地址的預設值。

最後，選擇 "轉寄和 POP/IMAP" 分頁，確認 IMAP 服務運作無虞即可。

以上的流程是我個人的設定方法，非常有用，藉由 GMail 強大的功能及信箱容量，一次卯起來管理四、五個外部信箱都不是問題 [2]。如今我在外使用 iPad 的 Mail 收發電子郵件 [3]，在公司則使用一般電腦上網收信，比起一天到晚將筆電帶來帶去還要拚命備份的人輕鬆多了，故推薦這種方法給各位。


附註
1. 這裡指的 "信箱容量" 就是信件伺服器分給每個人的暫存空間大小，以我之前的公司為例，一個人只有 50 MB，跟沒有一樣，隨便一封信的附件就超過 1MB 了 ......
2. 擔心 7GB 的容量不夠 ? GMail 提供付費帳號的申請，20 GB 只要 5 USD 的年費，別告訴我你付不起。
3. 注意，外部信箱的資料只要在 GMail 網頁裡設定一次即可，之後其他裝置都只要存取該 GMail 帳號的信箱即可，因為收件夾 (Inbox) 是同一個。

如上圖，選 "GMail" 而不是選 "其他"。