2011年6月17日 星期五

iOS 不可不知 -- Mail


Mail ? 哈 ! 這不是內建軟體嗎 ? Apple 在官網或發表會上不知道講 (吹噓) 過多少次了,幹嘛特地發一篇文講這玩意 ? OK,這我知道,寫這篇文章的目的並不是要介紹 Mail 的功能或使用技巧,相信很多人用得比我還熟,這篇文章的主題是 -- Mail 在 iOS 中的重要性。

在我之前的文章中,曾經提到 iOS 是一個非常特殊的系統,雖然底層是簡易版的 Mac OSX,可是呈現在使用者眼前的圖形介面與 Mac OSX 完全不同,甚至一般人根本看不出這兩套作業系統是系出同門的。在 iOS 的特殊架構下,很多在傳統電腦上司空見慣的事情反而不能做,其中一點就是檔案的輸出及輸入,也就是這篇文章的焦點所在。


一般來說,對於一個 "類" 電腦的電子裝置來說,除了本身要有顯示數位資訊的能力 (例如網頁瀏覽、文件閱讀等),最重要的是能跟其他裝置互通有無 ! 不然表現再好都沒有用,因為其內的資訊不能分享給別台裝置。不幸的是,在 iOS 強大的限制之下,檔案的互通方式與一般電腦差異很大,讓不少人覺得很不習慣,因而對 iOS 產生相當負面的印象,甚至完全放棄使用,故接下來我將分別討論檔案的輸入及輸出,以 iOS 的邏輯去解決這兩項看似困難的問題。

1. 輸入 (Input)
iOS device 是一種相對 "與外界隔絕" 的裝置,由於不採用一般桌面作業系統的樹狀檔案夾管理方式,故無法使用 USB 隨身碟輸入檔案,若要將數位資訊輸入其中,一般來說只有以下數種方法 :

  • iTunes 檔案共享 / 同步 : 這是最簡單、且最直覺的方法,可是也最麻煩,因為要透過與 iTunes 的連結才行。
  • 相機 : iOS device 大多備有攝影鏡頭,可以用其拍攝照片或影片,成品當然就儲存於 iOS device 的 App 中囉 ~ 只是沒有攝影鏡頭的 iPad 1 就完全沒有這種輸入管道就是了 .....
  • 從瀏覽器下載 : 網路是最常見的獲取檔案之來源,但重點是 -- iOS 的瀏覽器不見得支援檔案下載。我在之前的文章裡有提到過 Terra 具備檔案下載的功能,可以將檔案下載至 App 內,並建立資料夾加以管理。而 Safari 對於檔案下載的支援方式更為 "間接",它採取 "直接將檔案輸出至別的 App" 的方式以達成目的,本身不管理任何檔案 (如下圖)。可是不管是 Safari 或其他瀏覽器 (如 Terra),都是先將網路上分享的檔案以瀏覽器打開,再進行匯出或儲存的操作。但若該種檔案不被瀏覽器支援 (如 dmg 檔),換句話說就是瀏覽器無法打開該種檔案,當然後續的儲存操作就都無法進行,於是便喪失了此種輸入方式。(20110620 Update : 其實 Terra 本來可以下載任何類型的檔案,但被 Apple 關注後慘遭下架,重新上架的新版變得跟 Safari 一樣肉腳 ....)

  • 電子郵件 : 利用接收電子郵件來將檔案輸入至 iOS device 是最泛用的方法,其沒有檔案種類的限制。但若該檔案不被任何 App 支援也是沒用,頂多只能為了檔案共享,再將該信轉寄給別人而已;至於可以開啟的檔案,用 Safari 也可以開 (因為使用同一個引擎),故使用方式是相同的。不過,對於檔案分享者來說,尋找一個網頁空間放置檔案遠遠比寄電子郵件來得麻煩得多,加上檔案種類的限制,以寄信的方式分享還是有它的優勢在 (頂多是不能寄太大的檔案而已 ....)。
  • 利用第三方 App : 例如 iNaspower downloader 等 App 都有能力將任何種類的檔案從外界 (其他電腦或網路) 輸入至 iOS device 中,但都欠缺將檔案 "推" 給其他 App 的能力,如此一來將檔案傳至 iOS device 也就沒什麼意義了,只是保存、無法使用;而這類 App 中的佼佼者非 Good Reader 莫屬,它不僅支援的檔案格式超多,而且輸入輸出都一手包辦,簡直可說是 iOS 的非官方檔案總管。

由上可知,除非使用第三方 App,不然 iOS 的檔案輸入都是採取間接的方式,那麼何必特別強調 Mail 呢 ? 收電子郵件不過是其中一種方法,何況用瀏覽器也可以收信阿 ! 重點在於輸出的部分 .....

2. 輸出 (Output)
對 iOS 來說,當要輸出檔案的時候才可看出 Mail 的重要性 : 除了 "iTunes 檔案共享" 及某些第三方軟體的特殊方法 (例如 WIFI 網路磁碟共享或上傳 FTP 等) 之外,所有的檔案輸出僅能透過 Mail 以寄出電子郵件的方式來達成,聽起來很詭異,也很誇張,但事實的確如此。有興趣的人可以看看各 App 內的檔案,99% 以上只能用 "iTunes 檔案共享" 或 "電子郵件" 輸出,但前者很麻煩,故寄信幾乎是唯一的方法。不過寄信又不見得一定要用信件軟體,以我個人來說,用瀏覽器及各家 webmail 就綽綽有餘 (這部分文末會再詳述),根本不需要 Mac OSX 的 Mail 軟體,可是在 iOS 內沒得挑,若要將 App 內的檔案寄出,一律得使用 Mail :


而且以瀏覽器 (如 Safari) 登入 webmail 時,其寄信功能完全不支援 "附夾檔案" !!!


我想這跟 iOS 的系統架構有關,因為它不使用檔案夾管理,而且 App 不能主動存取其他 App 的檔案,故瀏覽器不知道去哪裡找可附夾的檔案,甚至它連 "找" 的動作都是被禁止的 (不過照片及影片的資料庫應該是被允許存取的,可是此處 iOS 一併將其擋掉了 .....)。

由此可知,Mail 在 iOS 裡的 "地位" 非同小可,iOS 4 的眾多新功能中還特別有一項是 Mail 軟體的強化,可見 Apple 對其之重視絕對不亞於其他殺手級功能 (如多工處理)。如今,Mail 的圖形介面經過數次修改,在使用上甚至比 Mac OSX 的 Mail 還要好用 (所以 Back to the Mac 了 ...),建議每個 iOS device 的使用者都該試試,因為 Mail 不僅提供極佳的電郵體驗,而且身兼檔案輸入 / 輸出的重責大任。

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最後,我來簡單地談談 Mail 的設定問題,很多人之所以不使用信件軟體只是因為不會設定,或者說 "不知道怎麼設定最適合自己"。以我的例子來說,在我進入業界工作後,公司給了我一個專屬的信箱帳號,讓我可以在工作時以該公司的名義與客戶聯繫。那要如何管理這個信箱的郵件呢 ? 一般來說,公司的個人信箱容量大多很小 [1],可是公務信很多,又常常有附夾檔案,故沒多久就爆了。信箱爆了之後收不到信可不是鬧著玩的,故大多數公司都會流傳一份 "XXX 信件軟體設定方法" 之類的文件 (以台灣來說,XXX 大多是 Outlook),讓員工使用信件軟體來收信,而又因為信箱容量很小,所以員工必須使用 POP 收信,也就是將信件儲存至用戶端電腦中,隨時將伺服器上的信箱空間清空,以容納接踵而來的信件。

聽起來沒什麼不對的,但是這就造成 "電腦必須不離身" 的窘境 !! 因為信件只存在於一台電腦中,用別台電腦無法存取,如果是朝九晚五的一般上班族是沒差,在公司收信即可,可是對於要到處跑的業務來說,厚重的筆電將變成擺脫不掉的負擔,如果哪天硬碟壞了,以往的信件可能就都毀了 (工作可能也毀了 ....),故應該找一個更好的解決方法。

整個問題的癥結在於伺服器提供的信箱容量太小,故不能只使用伺服器提供的 webmail 介面管理信件 (這個叫作 IMAP,相對於 POP,儲存在 IMAP 伺服器上的信件不會主動地被下載到本機磁碟中),必須找個大容量的磁碟空間給它儲存信件,而 GMail 剛好符合條件。GMail 的功能多,廣告過濾能力強,加上支援 IMAP (預設就是這樣,不然怎麼用瀏覽器收信 ?),以及從其他信箱經由 POP 收信至 GMail,故可說是最好的人選,運作邏輯如下圖 :


簡單的說就是將 GMail 當作本機磁碟用,但是隨時隨地可透過網路存取。至於設定上也很簡單,首先登入 GMail 帳號,點選最右上角的齒輪 (信箱帳號旁邊),再選擇 "郵件設定" (如右圖)。之後選擇 "帳戶和匯入" 分頁 :


點選 "新增 POP3 電子郵件帳戶",將公司信箱的帳號 (mail address)、收信伺服器 (pop3 mail server) 等資訊填入,而寄信伺服器 (smtp mail server) 選擇以 GMail 寄出即可,就不會發生信箱只能收不能寄的怪事。另外,由於是公務用的信箱,請順便設定寄信時顯示的信箱地址,這樣外人就看不出你是透過 GMail 寄信。以上的設定全部都可在 "新增 POP3 電子郵件帳戶" 的設定視窗中完成,由 "以這個地址寄送郵件" 的項目中可再次確認並調整寄信地址的預設值。

最後,選擇 "轉寄和 POP/IMAP" 分頁,確認 IMAP 服務運作無虞即可。


以上的流程是我個人的設定方法,非常有用,藉由 GMail 強大的功能及信箱容量,一次卯起來管理四、五個外部信箱都不是問題 [2]。如今我在外使用 iPad 的 Mail 收發電子郵件 [3],在公司則使用一般電腦上網收信,比起一天到晚將筆電帶來帶去還要拚命備份的人輕鬆多了,故推薦這種方法給各位。


附註
1. 這裡指的 "信箱容量" 就是信件伺服器分給每個人的暫存空間大小,以我之前的公司為例,一個人只有 50 MB,跟沒有一樣,隨便一封信的附件就超過 1MB 了 ......
2. 擔心 7GB 的容量不夠 ? GMail 提供付費帳號的申請,20 GB 只要 5 USD 的年費,別告訴我你付不起。
3. 注意,外部信箱的資料只要在 GMail 網頁裡設定一次即可,之後其他裝置都只要存取該 GMail 帳號的信箱即可,因為收件夾 (Inbox) 是同一個。


如上圖,選 "GMail" 而不是選 "其他"。

3 則留言:

  1. 我在信箱設定那邊,都是選擇Exchange也(m.google.com),這樣可以用推撥比較即時~
    而且POP3常常一個地方看完信,另外一個地方還要重看一次~"~如果是Gmail的Exchange就會自動變成已閱讀了...

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  3. 喔喔 ~ 我不太會用 Exchange,原來它有這樣的好處 !! 不過目前我的工作還沒有到 "每秒幾十萬上下" 的地步,少了及時的推播還不構成大問題,只要能讓我將信件轉存至雲端即可。

    不過我對你說的 "POP3 常常一個地方看完信,另外一個地方還要重看一次" 不是很了解,理論上若都是連至 GMail 網站操作,以 GMail 提供的 IMAP 服務來說,修改伺服器上的信箱 (或信件) 後,不管在哪一台電腦裡都會看到最新的結果,沒理由 "另外一個地方還要重看一次"。

    我剛剛用 iPad 的 Mail 看了一封未看過的信,之後再用桌電連至 GMail 網站收信,該封信的狀態的確變成顯示 "已讀取" 喔 ! 所以我不太清楚你那裡發生了什麼事。

    不過,我從來沒去理 Exchange 在做什麼,看來有不少好處,感謝你的情報。

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